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  • 作家相片Choc Ye

提升與插畫家 / 設計師的溝通效率:如何撰寫商業合作邀約 e-mail

已更新:7月4日

在多年的接案經驗中,我意識到「討論」其實是整個案子執行過程中最重要的步驟。


有時會收到只簡單告知公司名稱的合作邀請。


訊息量太少的話,前期介紹跟合作內容一來一往詢問,就會花去至少三到五封 e-mail 的時間。


在一天有限的回信時段中以這樣的方式溝通,可能還沒進入正題前,一個禮拜就過去了。


Photo by Sabri Tuzcu on Unsplash



目錄:



 

為什麼談合作時不該為了求快而忽略討論階段?


一個有品質的討論過程,能幫助接案方了解業主想達成的目標,整理出清楚的需求,畫面中需要的內容等,減少製作期來回修改的時間。


有時,接案方甚至有機會透過理解業主希望達成的目標,結合自己的專業,提出業主可能本來沒想過,但更適合這次合作的執行方針。


我過去有非常多類似經驗,新的提案執行起來也都達到了很好的效果。


希望業主們能理解為何討論應該要被重視,並盡可能提供詳細的合作資訊給接案方。讓我們一起做出很棒的成果吧!


choc.exe 雙貓牌繪圖事務所 chocye

 

最有效率的溝通管道


即使在現在這個通訊軟體為聯繫主要方式的時代,最有效的合作邀約方式還是 e-mail


看似古早的 e-mail,在儲存大量的資訊討論後,反而是最有效率的工具。


e-mail 可以透過關鍵字找到前後文很完整的討論資料,也比較不會跟生活上的訊息混在一起,或是被歸類在社群軟體的陌生資料夾中。


Photo by Christin Hume on Unsplash


 

我知道許多合作案都有時間壓力,為提升討論效率,以下幾個問題是我在收到合作信時經常會詢問的。先列出提供給你參考。


來信時歡迎直接複製下面列出的問題,並填入相對應的回覆。如有部分內容目前尚無規劃,或還無法回答,也可在信中說明讓我知道。



寄合作邀約信給插畫家 / 設計師時,建議提及的內容參考:


以下是建議跟參考,可視情況加減,挑選適合案子需要的內容提供即可!




1.請先幫我簡單的自我介紹:

包含公司、品牌的名稱及背景簡介,你負責的單位或職位,以及希望我如何稱呼你等。



2.來信原因及來信主要目的:


來信原因:

可先告知是因為從哪邊看到的哪個系列作品,讓你覺得我的作品會很適合這次案子。或是說明覺得我會適合這個案子的理由。


最好能附上參考圖,讓我了解你希望畫出來的成品風格,包含線條畫法、用色、或整體氣氛等等,是跟我過去的哪件作品相似。


來信主要目的:

請幫我介紹希望的合作內容。

包括合作主題、未來成品預計的應用方式,以及最重要的「希望這個合作能替貴公司達成什麼樣的目標」。


範例:

我們公司的 XXX 產品最近想製作新版的產品使用說明書,希望使用圖示能以手繪插畫呈現。


之前看過你和OO公司的合作成品(圖如附件),我們認為裡面圖示的畫法看起來可愛,線條乾淨簡潔,很適合我們新版使用說明書想呈現的樣貌 ,所以寫信來向你詢問是否有合作的機會。


這次合作的成品除了會做成說明書隨產品附給消費者外,未來有規劃將圖示做成海報貼在店內,也會上傳至官方 APP 教學專區。


希望手繪的使用說明圖能拉近消費者與 XXX 產品的距離,覺得自己能輕鬆地組裝 ,提升尚未使用過 XXX 的潛在顧客對產品的接受度。



3.詳細稿件需求:


請詳細列出已知的稿件相關需求。


可包含成品尺寸、圖檔需要的尺寸、檔案規格、圖檔數量、未來用途等。


這有助於我評估圖檔的製作方式、授權範圍及報價。


部分內容若尚不清楚需求也沒關係,我們可以討論過後再一起決定確定出最好的解法。


範例:

我們的新版說明書規劃尺寸為雙面印刷 A4 摺頁,組裝說明共需要三組圖檔,每組圖檔的詳細文字內容如附件所述 (附上整理清楚的資料文字檔)。


我司配有設計部門,只需繪製使用說明示意圖,不需設計排版。


說明書未來會印製約三萬份,並上傳官方 APP 作為教學使用。店頭海報數量目前尚不確定。



4.參考資料:


若有其他與案件相關的參考圖、照片,或詳細文字敘述等,也都歡迎提供!


參考內容較多的話,可以用 Google 雲端 開啟一個專案名稱資料夾,並於 「管理存取權限」中的「新增使用者」欄位加入我的 e-mail帳號。


這樣我們雙方都能瀏覽及管理資料夾內的內容,方便後續作業使用。(使用方式可參考下圖)


如何使用 google drive 雲端服務遠端工作

如果你們公司內部已有習慣使用的雲端傳輸方式,也可以跟我說明要如何使用。



5.希望的結案時間:


請告知理想的截稿日期,方便我評估及安排行程。


不同案件規模會有不同的作業時間。為確保案子能順利執行,我會在前期討論時確認得比較仔細。


在確定所有執行內容、簽訂合約並收到訂金後才會開始繪製。


除非是需求已經列得非常清楚,或內容單純的單一張圖樣案件。截稿期少於一個月的急件,我的工作排程會有比較高機率無法配合。



6.預算:


如已為此案件編列預算,可先將預算提出讓我參考。 我會依據你先前提到的「合作目標」為主,配合預算,來替你規劃適合的執行內容!



以上 6 點就是合作邀約信內會建議案主需要提供給接案方了解的資訊,供您來信參考。


提供的資料越完整,後續的討論就能越有效率,我們也能越快開始執行!


choc.exe 雙貓牌繪圖事務所 chocye

上工嚕~


 

如果討論途中,有一方覺得不適合合作怎麼辦?


這的確是偶而會發生的狀況。


我相信案主跟接案方都不樂見這種狀況發生,畢竟雙方都已投入時間跟精力討論了。


但前期要是沒好好討論,也不會及早發現不適合。


這樣會造成雙方繼續投入更多成本來維持這個不適合的合作,豈不是更虧?


choc.exe 雙貓牌繪圖事務所 chocye

該如何妥善的結束討論並終止合作關係呢?


首先希望兩方都能意識到,這次不適合合作只是這一次,不代表未來都沒辦法合作。


可能是討論後接案方發現製作期的時間長度沒辦法配合,內容不是自己擅長處理的類型。


也可能是案主在討論後發現這次播的預算不夠做到公司希望的目標,可能需要向公司請下個季度的預算才能做等等。


如果任一方在討論期間發現不適合合作,都請及時提出,並誠實告知原因。有好好說明相信對方都能諒解。


由於討論到的內容都算商業機密,在合作討論喊停後,雙方都必須要做出承諾以保障權益,有必要時也可以簽保密合約。


接案方須承諾,不將討論內容對外公開,不洩漏案主在討論期間提出的任何相關機密。


案主也必須承諾,未來不會私自將與接案方討論時所產出來的合作點子、規劃、執行方式等,當成自己的點子轉交給他人完成。


如未來案主有需要利用到接案方提出的點子,除了可以再度提出合作外,也可另外提出是否能以授權、掛名,或諮詢指導等方式合作。


如果雙方都能以互相尊重、理解的方式結束來這次尚在討論階段的合作關係,相信未來也都還是有機會能繼續合作的!



以上就是我依自己過去接案經驗整理出的建議內容,希望對讀到這篇的案主或是接案者都能有所幫助。



 

最後也宣傳一下自己


choc.exe 雙貓牌繪圖事務所 chocye

我是「choc.exe 雙貓牌繪圖事務所」的負責人,來信時可稱呼我為Choc。


我的合作 e-mail 是 contact@chocye.com


可水彩手繪,也可配合商業需求使用電繪。擅長畫各種動植物。


除了創作類型的插畫外,還特別會處理「需要提供正確訊息給目標讀者」的教學、教育類插畫。

例如:需要將動物畫得可愛,同時保留重點正確特徵、需要畫出條列式的步驟或使用說明等。


有各式插畫需求,都可來信詢問。


目前合作過的商業插畫案分類大致如下:商業插畫、動物相關宣導插畫、圖像授權、活動插畫、活動現場似顏繪服務、商業插畫+推廣撰文、協助推廣創作工具品牌的手作體驗課......等。


本篇文章主要是針對「商業插畫合作」這個項目撰寫。


期待你的合作來信~


Choc



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